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MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
GANA

PRESENTACION.- GANA. en cumplimiento de la ley estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el artículo 15 de la Constitución Política, adopta el presente manual para el tratamiento de datos personales. Manifestando de manera expresa que garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre de los titulares, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán estrictamente por los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales Colombiano.

ORIGEN Y OBJETO DE ESTA PROTECCIÓN.- El derecho fundamental a la protección de los datos personales en Colombia es garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que tienen sobre la información de que son titulares, Gana como responsable del tratamiento de datos personales, por medio de este manual da cumplimiento a lo previsto en la ley 1581 de 2012.

ÁMBITO DE APLICACIÓN.- El presente manual se aplica al tratamiento de datos que realizan todos los empleados y contratistas de Gana , que de una u otra manera traten o intercambien datos personales, especialmente por aquellas áreas o personas que sean designados como Encargados del Tratamiento de los Datos Personales por Gana , o las empresas asociadas con las que intercambie datos personales en razón de convenios de administración de datos y el desarrollo de las actividades comerciales propias de su objeto social, como son MATTIS S. A., ETN ENLACE TECNOLOGICO S. A. y CREDINTEGRAL S. A..

CONSULTA DE ESTA POLÍTICA, RESPONSABLE Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO. Esta política se encuentra a disposición de los titulares de los datos personales en su página web: www.gana.com.co y demás medios de divulgación idóneos que disponga Gana. También puede ser consultada y a su vez presentadas las solicitudes, quejas o requerimientos sobre el tratamiento de datos personales en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo, en su Sede principal en la GANA S.A. Calle 50 No. 51-65 Medellín, Antioquia, Colombia. Teléfono (4) 444 44 41. Línea gratuita de servicio al cliente 01 8000 184262, protecciondedatos@gana.com.co

En la solicitud el titular indicará los datos solicitados, señalados en este manual en la sección de: PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

CLASIFICACIÓN DE DATOS.- GANA S. A. en desarrollo del Régimen General de protección de Datos Personales se acoge a la clasificación que este establece.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.- De acuerdo con lo contemplado por la normativa vigente aplicable en materia de tratamiento de datos, los titulares de los datos personales, tienen todos los derechos que establece la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, como son entre otros, acceder, conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales; solicitar prueba de la autorización; ser informado previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales y presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012. Gana garantiza a los titulares de los datos personales el acceso para su conocimiento y actualización, a través de medios idóneos para tal fin

AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR PARA EL TRAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES.- Gana solicita a los titulares de los datos personales su autorización previa, clara, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales en el formato de solicitud para autorización del tratamiento de datos personales, entregado a los titulares de los datos. Así mismo informa debidamente al titular de dichos datos el uso o finalidad que le brindará a sus datos personales durante el tratamiento. Gana conserva la prueba de la autorización otorgada por cada uno de los titulares de los datos personales para su tratamiento, por medio de archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS.- Gana aplica las mejores prácticas para la seguridad y confidencialidad de los datos personales de los titulares. Verifica, cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades en los casos ordenados por la ley.
En cuanto a la confidencialidad y reserva de la información, Gana siempre suscribe con terceros, en los eventos que medie información privilegiada, un acuerdo marco de confidencialidad para efectos de la protección jurídica de los datos.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.- Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a Gana para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

Cuando la revocatoria sea total en relación con las finalidades autorizadas, Gana cesa el tratamiento de los datos; cuando sea de manera parcial, cesa sobre la revocatoria puntual, caso en el cual Gana continua tratando los datos personales para los fines con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.- El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales Gana tuviere establecida o establezca una relación, permanente u ocasional, lo realiza en el marco legal que regula la materia, y son todos los necesarios para el cumplimiento de su objeto social. En todo caso, los datos personales son recolectados y tratados para:

  • La venta y operación única de juegos legales de suerte y azar.
  • Garantizar oportunamente en la entrega de premios a los clientes.
  • Garantizar disponibilidad en las redes y plataformas tecnológicas de los productos que se entregan a sus clientes.
  • Mejorar continuamente los procesos del Sistema Gestión de la Calidad
  • Enviar información e invitaciones relacionadas con campañas de mercadeo, ofreciendo nuevos productos prestados por la red de GANA-SERVICIOS, la cual la conforman más de 9000 colocadores independientes, que prestan servicios hasta en las zonas más apartadas mejorando la calidad de vida de sus clientes.
  • Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas y lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social.
  • Facilitar procedimientos complementarios con compañías filiales o subsidiarias para prestar un servicio integral a los consumidores tanto por parte de Gana o de sus aliados comerciales quienes con los datos personales almacenados en sus bases generan valores agregados para sus clientes.
  • Compartir los datos personales o las bases de datos tratadas por la compañía con sus compañías asociadas y evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por Gana
  • Para la fidelización, perfilamiento de sus clientes (conocimiento de sus gustos, hábitos de consumo), análisis de características demográficas, entre otros.
  • Mejorar la atención al cliente y su satisfacción, crear promociones, innovar y perfeccionar los productos y servicios ofrecidos, y dar a conocer noticias de interés y novedades.

Respecto a Empleados o Candidatos, además de los ya señalados, los datos personales son recolectados y tratados para:

  • Verificación de información personal, familiar, financiera, crediticia, comercial y laboral.
  • Aspectos Laborales y de Seguridad Social y aquellos relacionados con el (los) contratos que celebre o pretenda celebrar con Gana
  • Control y prevención del fraude.
  • Estudios de seguridad relacionados con la validación de la información aportada en la hoja de vida, bien sea de forma directa o a través de terceros especializados en esta actividad.
  • De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa.
  • Fines estadísticos, de consulta, gremiales y técnico-actuariales.
  • La solicitud, procesamiento, conservación, verificación, consulta, suministro, reporte o actualización de cualquier información relacionada con el comportamiento financiero, crediticio o comercial a los operadores de bancos de datos o centrales de información autorizados por la legislación, con fines estadísticos de verificación del riesgo crediticio o de reporte histórico de comportamiento comercial.

ACTUALIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS.- Gana tiene el compromiso de mantener actualizadas sus bases de datos de conformidad con lo señalado en la ley 1581 de 2012.

TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.- Gana en el tratamiento de datos personales asegura el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas, y adolescentes, garantizando que no recauda ni trata datos personales de niños, niñas y adolescentes

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.- Gana sólo realizará el tratamiento de datos sensibles siempre que el titular dé su autorización y dentro del marco legal de la protección de los mismos.

TRATAMIENTO DE DATOS EMPLEADOS, EXEMPLEADOS Y CONTRATISTAS DE Gana se reserva la potestad de suministrar información personal de sus empleados, exempleados y contratistas a terceras personas que hagan el requerimiento de datos personales, previa notificación de tal solicitud a su titular a fin de obtener su consentimiento claro, previo, expreso e informado, salvo las excepciones legales.

AVISO DE PRIVACIDAD.-. Gana cuenta con una política de privacidad la cual se encuentra disponible para su consulta dentro de la página web www.gana.com.co la misma que hace parte integral del presente manual.

TRANSFERENCIAS DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES.- Gana, en el desarrollo de su objeto social, podrá transmitir o transferir de manera parcial o total los datos personales a terceros en el país o en el exterior, para lo cual requiere autorización de su titular. Gana garantiza el cumplimiento de los preceptos legales de Colombia.

Dentro de la transferencia internacional de datos hace la advertencia de la obligación de cumplimiento de la protección de datos personales a los responsables o encargados del tratamiento en el exterior. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

PROCEDIMIENTOS.- Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes o representantes, siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.- En todos los procedimientos el titular o sus representantes deberán indicar por lo menos la siguiente información:


Nombre del titular de los datos:___________________________________________________________________________________

Identificación del Titular (cédula de ciudadanía – pasaporte, etc.): ________________________________________________________

Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo:___________________________________________________________________

Dirección y demás datos de contacto del titular: _______________________________________________________________________

Descripción del procedimiento que desea realizar (corrección, actualización, supresión o revocatoria):___________________________

Documentos que corroboren la solicitud (opcional): ____________________________________________________________________

PROCEDIMIENTO PARA CONOCER, CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS.- Gana en cumplimiento de los preceptos legales del régimen general de protección de datos personales, procederá a permitir al titular o representante de los datos personales conocerlos, corregirlos, actualizarlos, rectificarlos o suprimirlos, presentando previa solicitud a Gana en los términos señalados en PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

Para lo cual proporciona los medios idóneos para la consulta, por parte de los titulares de los datos personales, sobre el tratamiento de sus datos, mediante medios electrónicos, físicos, formularios de consulta, atención al cliente, FAQS, o cualquiera otro que permita el cumplimiento este propósito, el cual será informado dentro de los formularios de recolección de datos personales. Los términos para resolver las consultas y reclamos son los señalados por la ley 1581 de 2012 artículos 14 y 15 respetivamente.

Parágrafo. No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA A GANA PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES.- El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo en los términos del PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES. El trámite y los términos para resolver dicha solicitud será el consagrado en el artículo 9 de la ley 1581 de 2012.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA.- La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.